檔案庫(kù)房加濕機(jī)你好，我也是非檔案學(xué)出身的，剛到現(xiàn)在的單位不久，主管讓我做檔案方面的工作，這是我搜集的一些資料，希望對(duì)你能夠有所幫助。
企業(yè)檔案工作規(guī)范
4 檔案工作原則
4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，堅(jiān)持資源整合和資源開發(fā)。
4.2 企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。
4.3 企業(yè)檔案管理的方法與技術(shù)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。
5 檔案工作體制
5.1 組織系統(tǒng)
企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
5.1.1 檔案工作領(lǐng)導(dǎo)
確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)；確定各部門、各項(xiàng)目主管檔案工作的負(fù)責(zé)人；確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。
5.1.2 檔案部門
根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。
大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔案機(jī)構(gòu)。
5.1.3 檔案人員
根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項(xiàng)目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責(zé)
企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文件形成者責(zé)任。
5.2.1 企業(yè)職責(zé)
5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進(jìn)行考核。
5.2.1.3維護(hù)和確保檔案真實(shí)、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進(jìn)步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。
5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，同時(shí)提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責(zé)
5.2.2.1 貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。
5.2.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。
5.2.2.3 指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。
5.3 崗位職責(zé)
5.3.1 分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本企業(yè)的檔案工作，負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃，對(duì)企業(yè)依法開展檔案工作負(fù)總責(zé)。
5.3.2 各部門或項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)審核本部門或項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。
5.3.3 文件形成者應(yīng)對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向本部門或項(xiàng)目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的專兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理本部門或項(xiàng)目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對(duì)文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用工作，監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和項(xiàng)目文件材料的歸檔工作，對(duì)所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。
5.4 人員要求
企業(yè)應(yīng)配備遵紀(jì)守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案工作。檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)。
5.4.2 檔案人員應(yīng)具備大專以上或同等學(xué)識(shí)水平。
5.4.3檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。
5.4.4檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行在職培訓(xùn)。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成。
6.1.1 工作規(guī)章
企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中，同時(shí)將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設(shè)備管理、基建工程管理等制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等，規(guī)定中應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責(zé)任追究制度應(yīng)對(duì)相關(guān)崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責(zé)任追究和處罰措施。既可單獨(dú)制定，也可納入到相關(guān)的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)。
6.1.2 管理制度
根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補(bǔ)充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實(shí)施；檔案保管、統(tǒng)計(jì)，檔案管理系統(tǒng)操作，庫(kù)房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實(shí)施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定方法、鑒定時(shí)間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任。
6.1.2.4 利用制度應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應(yīng)規(guī)定檔案移交范圍、移交對(duì)象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。
6.1.2.6 電子文件管理制度應(yīng)對(duì)本企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補(bǔ)充更新制度應(yīng)明確科技檔案補(bǔ)充更新原則，補(bǔ)充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。
6.1.2.8 檔案保管制度應(yīng)包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進(jìn)、出庫(kù)房要求；對(duì)受損檔案的處置原則和要求。
6.1.2.9 檔案統(tǒng)計(jì)制度應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求，并提出對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
6.1.2.10 檔案管理系統(tǒng)操作制度應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。
6.1.2.11 庫(kù)房管理制度應(yīng)明確庫(kù)房管理員職責(zé)、庫(kù)房管理要求，進(jìn)出庫(kù)房要求。
6.1.3 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
根據(jù)檔案業(yè)務(wù)需要，提出技術(shù)和操作要求。
6.1.3.1 檔案整理規(guī)則應(yīng)明確整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求，和檔案裝具要求等。
6.1.3.2 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確分類依據(jù)、類別符號(hào)、類目范圍。
6.1.3.3 各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同載體、不同類別的檔案收集、整理操作程序和保管條件。
6.2 檔案工作制度制訂程序
6.2.1 企業(yè)應(yīng)依據(jù)國(guó)家檔案法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，提出制訂檔案工作制度方案，并將檔案工作制度的制訂程序納入到企業(yè)規(guī)章制度的制訂程序中。
6.2.2 企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作制度的制訂和修訂工作，審核后報(bào)企業(yè)批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。
6.2.3 根據(jù)有關(guān)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的調(diào)整，并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際需要，依程序?qū)n案工作制度進(jìn)行補(bǔ)充和修訂。
7 檔案工作業(yè)務(wù)
7.1 文件材料的形成、積累
7.1.1 文件材料形成時(shí)應(yīng)使用符合檔案要求的載體和記錄方法。
7.1.2 文件形成者應(yīng)隨時(shí)積累自身形成的文件材料。
7.2 文件材料的歸檔
企業(yè)應(yīng)推行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件材料整理、歸檔責(zé)任制。根據(jù)歸檔范圍、按照歸檔要求、在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)由各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作對(duì)文件材料整理后向企業(yè)檔案部門歸檔。
7.2.1 歸檔范圍
企業(yè)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的不同形式、載體的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍。（參見附錄C）
7.2.1.1 本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料。
7.2.1.2 本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來的文件材料。
7.2.1.3本企業(yè)派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料。7.2.1.4 本企業(yè)所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業(yè)）應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。
7.2.1.5 本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。
7.2.1.6 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
7.2.2 歸檔時(shí)間
根據(jù)文件材料形成特點(diǎn)確定歸檔時(shí)間。
7.2.2.1 黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
7.2.2.2 產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
7.2.2.3 外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
7.2.2.4 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
7.2.2.5 電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。
7.2.2.6 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的其它載體歸檔時(shí)間一致。
7.2.2.7 更新、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料等，應(yīng)做到隨時(shí)歸檔。
7.2.3 歸檔要求
7.2.3.1 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有益于長(zhǎng)久保存。
7.2.3.2 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。
7.2.3.3 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
7.2.3.4 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
7.2.3.5 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，在無合同、協(xié)議要求情形下，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。
7.2.3.6 文件材料歸檔時(shí)，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊(cè)。
重要項(xiàng)目文件材料歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。
7.3 收集工作
企業(yè)應(yīng)做好歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收和有關(guān)檔案資料的收集。
7.3.1 歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收
7.3.1.1承辦部門將核對(duì)無誤的《檔案移交（接收）登記表》（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文件一起向檔案部門移交。
7.3.1.2 檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)《檔案移交（接收）登記表》，并檢查整理質(zhì)量。移交清冊(cè)雙方各保留一份。
7.3.2 有關(guān)檔案資料的收集
7.3.2.1 應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)無規(guī)定接收單位卻有保存價(jià)值的檔案。
7.3.2.2 根據(jù)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位的檔案。
7.3.2.3 根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。
7.3.2.4 根據(jù)研發(fā)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等需要，收集可供分析研究的資料。
7.3.2.5 根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會(huì)、離退休人員收集、征集的檔案資料。
7.4 整理工作
企業(yè)應(yīng)按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料和檔案進(jìn)行整理。
7.4.1 文件材料整理
7.4.1.2 文件材料一般按事由結(jié)合時(shí)間或文件的重要程度排列。
具有成套性特點(diǎn)的文件材料按項(xiàng)目、專業(yè)等分階段或過程排列。
圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列。
7.4.1.3 不同載體形式的文件材料應(yīng)分別排列。
7.4.1.4 非紙質(zhì)載體應(yīng)編寫時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物等文字說明。
7.4.1.5 根據(jù)需要填寫相應(yīng)目錄、備考表等。
7.4.2 檔案整理
7.4.2.1 企業(yè)應(yīng)以本企業(yè)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的分類方案。
7.4.2.2 分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性，同時(shí)附分類說明。分類層次不宜過多，一般為三級(jí)。
7.4.2.3 根據(jù)分類方案設(shè)定類別符號(hào)�？刹捎脻h字或阿拉伯?dāng)?shù)字或英文字母或拼音字母或其中兩種混合方法設(shè)定類別代號(hào)。
7.4.2.4 明確全宗內(nèi)檔案排列方法。全宗內(nèi)檔案按分類方案分別集中、歸類，類內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列。
7.4.2.5 根據(jù)分類方案擬定檔號(hào)編制方案。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有唯一性。
檔號(hào)可采用全宗號(hào)――分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）――案卷號(hào)（或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)枺┙Y(jié)構(gòu)。
7.4.2.6 全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由該檔案館另定。企業(yè)可對(duì)所屬單位的檔案設(shè)定全宗號(hào)。
7.4.2.7 分類號(hào)是根據(jù)分類方案設(shè)定的類別符號(hào)。
項(xiàng)目代號(hào)是指檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)。目錄號(hào)是指檔案分類目錄號(hào)。
7.4.2.8 案卷號(hào)是根據(jù)排列要求編制的案卷順序流水號(hào)。
件號(hào)是根據(jù)排列要求編制的文件順序流水號(hào)。
盤、盒、張?zhí)柺欠羌堎|(zhì)載體檔案排列的順序流水號(hào)。
7.4.2.9 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)。
互見號(hào)是反映同一內(nèi)容其它載體的檔案保管單位的檔號(hào)。
7.4.2.10 根據(jù)需要填寫檔案盒封面、脊背。
7.4.3 全宗卷
全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。
7.4.3.1 檔案部門應(yīng)對(duì)企業(yè)每個(gè)全宗檔案建立全宗卷。
7.4.3.2 全宗卷的主要內(nèi)容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案整理過程中形成的分類、檔號(hào)編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的檔案鑒定委員會(huì)（組）名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀清冊(cè)；檔案保管工作中形成的安全記錄、重點(diǎn)檔案的保護(hù)措施、受損檔案的搶救與修復(fù)情況；檔案統(tǒng)計(jì)工作中形成的反映檔案收進(jìn)、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理臺(tái)賬；檔案利用工作中形成的全宗指南（介紹）、利用權(quán)限說明、檔案利用典型實(shí)例等；檔案信息化工作中形成的軟件說明、操作手冊(cè)、數(shù)字檔案館（室）和檔案數(shù)字化情況說明等。
7.5 保管工作
企業(yè)應(yīng)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管。
7.5.1 檔案的保管
保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與安全。
7.5.1.1 檔案入庫(kù)前應(yīng)去污、消毒、去酸。
7.5.1.2 對(duì)一些不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)。對(duì)一些不利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除。
7.5.1.3 重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存。
7.5.1.4 底圖應(yīng)存放在底圖柜中，不易折疊。
7.5.1.5 磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存在防磁柜中。
7.5.1.6 光盤、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專用的裝具內(nèi)。
7.5.1.7及時(shí)補(bǔ)救或修復(fù)受損的檔案。
7.5.2 庫(kù)房管理
7.5.2.1 庫(kù)房管理要采取防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲等措施。區(qū)分載體控制庫(kù)房溫度和相對(duì)濕度。
7.5.2.2 庫(kù)房應(yīng)保持衛(wèi)生清潔。堅(jiān)持溫濕度登記（登記表參見附錄A圖A2）,溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求。
7.5.2.3 定期檢查庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時(shí)排查隱患。
7.5.2.4 定期清理核對(duì)庫(kù)藏檔案,做到賬物相符。庫(kù)藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。
7.6.1 文件材料價(jià)值的鑒定
7.6.1.1 從企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)角度判斷文件材料對(duì)現(xiàn)實(shí)和今后工作的依據(jù)、參考價(jià)值以及對(duì)歷史研究的價(jià)值。
7.6.1.2 參照本規(guī)范制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。（參見附錄C）
7.6.1.3 保管期限一般分永久、長(zhǎng)期、短期。
永久，30年以上
長(zhǎng)期，10以上至30年以下（含30年）
短期，10年（含10年）以下
7.6.2 到期檔案的鑒定
7.6.2.1 企業(yè)檔案鑒定委員會(huì)（組）應(yīng)對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。其中已無保存價(jià)值的應(yīng)進(jìn)行審核，需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限。
7.6.2.2 保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)（銷毀清冊(cè)參見附錄A圖A3），經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。
銷毀清冊(cè)永久保存。
7.6.2.3 檔案銷毀必須實(shí)行兩人以上監(jiān)銷。
7.7 統(tǒng)計(jì)工作
檔案部門應(yīng)對(duì)檔案管理、利用、檔案人員等有關(guān)情況進(jìn)行日常統(tǒng)計(jì)，并按要求填報(bào)有關(guān)報(bào)表。
7.7.1 統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確無誤，統(tǒng)計(jì)資料按時(shí)報(bào)送，統(tǒng)計(jì)活動(dòng)符合規(guī)范。
7.7.2 日常統(tǒng)計(jì)工作要有臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案館藏情況統(tǒng)計(jì)；檔案利用情況統(tǒng)計(jì)；檔案人員情況統(tǒng)計(jì)；檔案設(shè)施、設(shè)備情況統(tǒng)計(jì)；檔案銷毀情況統(tǒng)計(jì)等。
7.7.3 及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
7.8 利用工作
檔案管理部門應(yīng)及時(shí)有效地提供檔案，并大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。
7.8.1 根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用必須按相關(guān)規(guī)定審批。
7.8.2 利用檔案應(yīng)按規(guī)定登記（借閱登記表參見附錄A圖A4）。利用效果突出的應(yīng)進(jìn)行登記。（利用效果登記表參見附錄A圖A5）
7.8.3 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子版本檔案。
7.8.4 編制多種檢索工具滿足利用者需要。
7.8.5 檔案管理部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展需要，開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。
7.8.5.1 對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽(yù)證書集等。
7.8.5.2 對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。
7.8.5.3 對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。
7.8.6 舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業(yè)業(yè)績(jī)和形象。
8 檔案信息化
8.1 檔案信息化的目標(biāo)和原則
8.1.1 檔案信息化的總目標(biāo)是檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)銜接。
8.1.2 檔案信息化原則是堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，以技術(shù)促進(jìn)管理更新，以管理統(tǒng)領(lǐng)技術(shù)應(yīng)用。
8.2 電子文件的歸檔
8.2.1 企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。
8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。
8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。
通用電子文件格式主要有：
電子文件類型 推薦數(shù)據(jù)格式
文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB
圖像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG
音頻 MP3、WAV
視頻 MPEG-2、MPEG-4、AVI
數(shù)據(jù)庫(kù)與光盤數(shù)據(jù)表 DBF、XML
圖形 DXF、SVG、DWF
網(wǎng)頁 HTML、XML
8.2.4 電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。
8.2.4.1 物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡(luò)傳輸和介質(zhì)傳遞兩種方式。網(wǎng)絡(luò)傳輸既可實(shí)時(shí)進(jìn)行，也可定期完成。介質(zhì)傳遞宜定期完成。
8.2.4.2 邏輯歸檔是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，并定期進(jìn)行物理歸檔。
8.2.5 電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。
8.2.6 加密的電子文件歸檔時(shí)應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。
8.2.7 電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案部門負(fù)責(zé)。
8.3 非電子檔案的數(shù)字化
企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)檔案保管和利用的實(shí)際需要，逐步對(duì)非電子檔案實(shí)施數(shù)字化。
8.3.1 紙質(zhì)檔案和照片檔案數(shù)字化的要求：掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)；采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存儲(chǔ)；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)；提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為PDF或CEB或其他格式。
掃描后的圖像文件應(yīng)與紙質(zhì)或照片檔案檔號(hào)對(duì)應(yīng)。
8.3.2 聲像檔案數(shù)字化的要求：音頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為MP3或WAV，視頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為MPEG或AVI。
數(shù)字化生成的電子文件應(yīng)與聲像檔案檔號(hào)對(duì)應(yīng)。
8.4 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)
檔案部門應(yīng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案信息網(wǎng)上利用服務(wù)。
8.4.1 建立庫(kù)（室）藏全部檔案的案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
8.4.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字化后的非電子檔案和各信息系統(tǒng)中歸檔的電子文件根據(jù)利用權(quán)限及時(shí)有效地提供利用。
8.4.3 堅(jiān)持涉密檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔離。
8.4.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
8.4.5 檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。
8.4.6 企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)有檔案部門的參與。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。（各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)系參見附錄B）
8.5 檔案管理系統(tǒng)軟件的要求
8.5.1 應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。
8.5.2 應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
8.5.3與企業(yè)信息化建設(shè)相適應(yīng)，可逐步從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版發(fā)展。
8.6.1 電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類、整理。
8.6.2 電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。
8.6.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤、閃存等。
8.6.4 脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
8.6.5 存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
8.6.6 存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：
a）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
b）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。
d）環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35％～45％。
8.6.7 存儲(chǔ)電子檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
8.6.8 對(duì)磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留，時(shí)間不少于4年。
8.6.9 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。
9 檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置
根據(jù)檔案工作需要，配置設(shè)施、設(shè)備。
9.1 設(shè)施要求
檔案工作用房應(yīng)集中設(shè)置在企業(yè)管理工作區(qū)域內(nèi)。
9.1.1 檔案庫(kù)房
9.1.1.1 檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品等不安全的場(chǎng)所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂層。
9.1.1.2 檔案庫(kù)房樓面應(yīng)滿足檔案及其裝具的的承重要求2。
9.1.1.3 檔案庫(kù)房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等有關(guān)要求，庫(kù)房照明應(yīng)采用冷光源熒光燈。
9.1.1.4 檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要,留有存儲(chǔ)空間。
設(shè)立檔案館的庫(kù)房應(yīng)滿足今后二十年檔案存儲(chǔ)需要。
9.1.1.5 檔案館建筑應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
獨(dú)立的檔案管理樓宇或檔案館，可視工作需要設(shè)立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。
9.1.5 陳列室（展覽室）
陳列室（展覽室）應(yīng)設(shè)置在適于觀覽的場(chǎng)所。
9.2 設(shè)備要求
企業(yè)應(yīng)配置滿足工作需要的檔案裝具、庫(kù)房保護(hù)設(shè)備、日常管理設(shè)備。
9.2.1 檔案裝具
9.2.1.1 檔案柜架應(yīng)牢固，具有防火、防盜、防塵作用。
有條件的可采用密集架。
9.2.1.2 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放，其它非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)保存在專用柜、架、盒中。
9.2.1.3 檔案的卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸制品，其規(guī)格、式樣和質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
9.2.2 庫(kù)房保護(hù)設(shè)備
9.2.2.1檔案庫(kù)房應(yīng)配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)備。
9.2.2.2 根據(jù)庫(kù)房管理需要配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。
9.2.2.3 獨(dú)立的檔案管理樓宇或檔案館還應(yīng)配置自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自動(dòng)調(diào)控等設(shè)備。
9.2.3 日常管理設(shè)備
9.2.3.1 檔案整理所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。
9.2.3.2 庫(kù)房管理需要的除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、去酸等設(shè)備。
9.2.3.3 檔案修復(fù)、利用需要的照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)、裱糊機(jī)等設(shè)備。
9.2.3.4 現(xiàn)代化管理需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。
9.2.3.5 根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī)。檔案庫(kù)房加濕機(jī)
檔案室加濕器|檔案庫(kù)房加濕器|檔案室加濕機(jī)|檔案專用加濕器
